Как УПД упрощает документооборот

Универсальный передаточный документ (УПД) используют в России с 2013 года при отгрузке и приёмке товара. Он заменяет счёт-фактуру, накладную и акт выполненных работ. Некоторые компании по закону обязаны применять УПД, у остальных есть выбор: выдавать привычный комплект документов или перейти на УПД.

УПД позволяет:

• отразить отгрузку товара и расходы у продавца;
• отразить приёмку товара и доходы у покупателя;
• вычесть НДС для налоговой.

УПД может использоваться не только для сделок с товарами, но и для оказания услуг, передачи имущественных прав по собственным активам компании, взаиморасчетам по агентским, комиссионным договорам, сделкам внутри холдинга и т.д.

В чём преимущества УПД:

1. Удобство: один документ вместо нескольких.
2. Ускорение обмена данными с контрагентами.
3. Сокращение расходов на печать и хранение бумажных экземпляров (при использовании в системе ЭДО документ не нужно распечатывать, его легко можно корректировать).
4. Универсальность. Один УПД может быть выставлен и на товары, и на услуги. В этом случае он заменит товарную накладную и акт выполненных работ.
5. Удобство при сверках. Минимизация расхождений между документами и меньшая вероятность ошибок.
6. Подходит для всех режимов налогообложения. УПД в ЭДО полностью стандартизирован, поэтому при сдаче отчетности УПД принимается при налоговых проверках как полноценный документ.

Кто обязан использовать УПД:

В большинстве случаев компании и предприниматели могут применять УПД по своему усмотрению. Но есть ряд товаров, которые нельзя отгружать без УПД, это грозит штрафами и изъятием партии. К ним относятся товары, подлежащие прослеживаемости (согласно Постановлению Правительства РФ от 1 июля 2021 г. N 1110) и отдельные маркированные товары (молочная продукция, бутилированная вода и др.)

Когда нельзя использовать УПД:

• если одна из сторон не согласна использовать УПД, а настаивает на оформлении классического комплекта документов;
• когда продавец работает при предоплате (в этом случае необходимо составить счёт-фактуру);
• при заключении международных торговых сделок (в этом случае вместо УПД нужно использовать контракт, инвойс, CMR и пр.);
• при сделках с алкогольной и спиртосодержащей продукцией УПД не заменит ТТН – нужно оформлять оба документа.

С 1 апреля 2025 действует новая форма УПД – она утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.08.2024 № 1096.

УПД можно создавать и в бумажном, и в цифровом формате. Но обмен документами в системе ЭДО гораздо удобнее и функциональнее.